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職場簡報「參、三、3」

 

「簡報」在職場工作中扮演著至關重要的角色,它不僅是分享資訊的手段,更是一個展示個人組織能力的機會。

 

一場出色的簡報可以幫助建立信任、促進溝通,甚至改變聽眾的看法和行為。因此無論是在會議上報告專案進度,還是在銷售提案中展示產品優勢,都需要令人印象深刻的簡報能量。然而,大多數人在面對「簡報」時常常遇到困難,千頭萬緒的不知道可以從何開始改善與調整。這篇文章將分享筆者過往的學習與經驗,幫助你從平凡到精彩,精進簡報製作技巧與能力。

 

「如何提升簡報能量」是一個好問題,但也是一個大問題,不容易說清楚講明白。因此建議將它拆解成"參"個層次來解決;分別是:「內容規劃」「簡報製作」「口語表達」

 

壹、內容規劃

指的是你預計有哪些資訊要置入,把你的想法呈現給參與會議的聽眾。在這個階段的重點,除了你自己想要報告或分享的資訊外更需要盤點與分析聽眾們的狀態。例如:他們為何要參加這場會議?他們有多少時間聽你報告?他們對於這個主題是否跟你一樣專業?正所謂:「知彼知己 百戰不殆」,內容規劃的重點不只是你的想法,我們往往都忽略了參與會議的聽眾他們才是關鍵

 

貳、簡報製作

完成內容規劃後,將進入簡報製作階段。指的是如何把你的想法,透過「PowerPoint」等軟體製作成一份檔案,作為書面文件或投影於會議現場。簡報製作的過程,筆者也曾經有過迷思,認為簡報製作很困難,因為我們不是專業的美學設計者,很難製作出一張張精美的簡報。然而只要掌握以下三"個重點,我們也可以製作出一份容易閱讀與溝通的簡報。

 

  • 一、版面配置

一致性是版面配置的關鍵,努力達成80%的頁面都可以呈現相同的風格,就是一個好的開始。

試著想想你拿著一張空白的A4紙張,把它橫放後左右對折再打開,這個時候可以感受到這張白紙中間有一道明顯痕跡,呈現出「左邊1個欄位」與「右邊1個欄位」。

接下來,按照由左至右的原則,把你的資訊依序放入這兩個欄位,屆時搭配你的口語表達,先說明左邊欄位的資訊,再說明右邊欄位的資訊。依此類推,你也可以上下對折,呈現出「上半部1個欄位」與「下半部1個欄位」,採取由上而下的版本配置。

 

  • 二、文字圖表

「微軟正黑體」是筆者慣用的中文字型,它內建於微軟系統的字型檔,可以降低不同電腦間的相容性,它也屬於「非襯線體」,相對更適合於簡報上使用。

製作簡報的過程,也可能會需要置入圖表,只要把握下列四種態樣選擇適切的圖表即可:直方圖適用於連續性數量資料橫條圖適用於分類項目的比較線形圖適用於事務的變化傾向圓餅圖適用於每一個部分在整體中所佔的比例

 

  • 三、色彩運用

市面上很多關於簡報類的書籍,都會分享類似的概念:千萬不要單憑感覺,請照理論走最安全。

面對簡報配色的需求時,務必參考「色相環」來選擇「基本色」與「重點色」,才不會產生配色的地雷組合(例如綠色底搭配黃色字或白色字)。實務上運用黑灰白之間的變化,也可以達成洗鍊的質感

 

參、口語表達

好不容易都完成前置準備後,我們終於來到最後的關卡:上台報告,「口語表達」就是指這個階段的挑戰。「我會緊張到說不出話」、「我一上台就頭腦一片空白」、「我我我.....」,上述情境是筆者於培訓課程中常常聽到學員們的困擾。面對上台報告這項難題,我們可以分成"3"個階段來克服:

 

  • 1、開場

黃金60秒的開場務必好好把握,如果可以的話,背下自己開場要說的內容,好的開始是重要的。

 

  • 2、內容

如果你原本規劃ABCD的順序,就請按照原本的規劃進行,切勿當場因為緊張而亂了原本規劃的順序。

 

  • 3、結尾

結束才是開始,簡報結束後你希望參與者採取哪些行動,必須要說清楚講明白

 

回到文章一開頭提到的:「如何提升簡報能量」真的是一個好大的問題,但是我們可以從時間軸的角度來思考這個問題的解法,從規劃階段到打開電腦製作檔案再到站上講台進行報告,都有不同的準備的重點,相信透過經驗的累積我們都可以從平凡到精彩,精進我們的職場簡報力。

 

【參考資料】

松上純一郎(2023)。《PowerPoint必勝簡報 原則154》。許郁文。臺北:悅知文化。
清水久三子(2021)。《IBM首席顧問最受歡迎的圖表簡報術》。黃友玫。臺北:商業周刊。
前田鎌利(2017)。《孫正義一次OK的社內簡報術》。黃薇嬪。臺北:遠流。

 

文章來源:myMKC